Ce que votre entreprise sait aujourd’hui doit aussi servir à sa réussite de demain
Avec les départs à la retraite prévus dans les dix prochaines années au Québec et une augmentation du turnover, il y a un risque réel pour les entreprises de perdre définitivement des connaissances et du savoir-faire critiques.
En effet, l’absence de mécanismes de gestion des savoirs, notamment tacites entraîne une augmentation des coûts, souvent non perçus par les dirigeants d’organisations, et pourtant bien réels.
Le manque de transmission du savoir-faire nuit à la performance des PME du Québec
Les entreprises remontent jusqu’à 40% de perte d’efficacité opérationnelle par manque de partage des connaissances tacites, avec les collègues et le personnel de la relève.
Elles rapportent également une baisse très marquée de la qualité du service et de la satisfaction client à cause de l’incapacité d’exploiter pleinement les connaissances et l’expertise des personnes qui quittent l’entreprise.
Comment déceler de la perte de productivité dans votre PME
- par le temps que les individus passent à rechercher les informations nécessaires pour réaliser le travail
- par le peu de temps alloué à une transmission du savoir entre les individus: les plus expérimentés et les novices
- en dénombrant le nombre d’erreur qui auraient pu être évitées
- en vérifiant les mesures d’années plus fastes et ce qui a changé
- par la mesure des connaissances tacites du personnel.
Faute de mécanismes de mesure et de transfert des connaissances tacites, le déficit d’expertise incite des clients à se tourner vers d’autres entreprises ou vers des technologies de remplacement dans le cas de société de services.
Cette situation peut aussi mettre en péril la réussite ou le lancement de projets futurs dans l’entreprise, car elle limite sa capacité à innover.
Les connaissances tacites : l’expertise cachée
Connaissances tacites
Les connaissances tacites sont des savoirs que l’on possède sans vraiment pouvoir les expliquer. C’est ce que l’on sait faire instinctivement, souvent par un cumul d’expérience.
Les connaissances tacites, par rapport aux connaissances explicites, sont intimement liées à l’expérience, à l’intuition et aux compétences pratiques des personnes. Elles sont donc indissociables de ceux qui les possèdent, ce qui les rend souvent complexes et difficiles à reconnaître et à acquérir.
Dans un processus de fabrication, un opérateur peut par exemple avoir une méthode instinctive pour résoudre des problèmes récurrents. Si cette méthode n’est pas documentée ou transmise, les nouveaux employés peuvent se retrouver démunis face à des situations similaires, entraînant des bris ou des retards.
L’expert.e ne connait pas l’étendue de son savoir. Il ne sait pas ce qu’il sait ! Cela rend ses connaissances difficiles à transmettre à d’autres, car elles sont basées sur des sensations, des pratiques ou des intuitions. Il ou elle les a acquises au fil du temps, par l’apprentissage et l’observation.
Quelles pratiques mettre en œuvre pour valoriser la connaissance interne ?
Les pratiques les plus efficaces pour capitaliser les connaissances et pouvoir les améliorer reposent sur la combinaison de différentes méthodes et outils.
Avant tout, il est essentiel de capturer et stocker les connaissances critiques, qu’elles soient explicites et tacites. On ne peut en effet expliquer et améliorer que ce qui nous est connu !
Plusieurs ressources devront donc être employées pour déceler, formaliser, conserver et, in fine, partager les connaissances. Ces informations proviennent de différentes sources dont une partie relève du domaine des RH :
Description de postes, politiques d’accueil et d’intégration des nouveaux employés, référentiels de compétences, programmes de développement des compétences, protocoles et procédures documentés, etc.
Des recherches menées au Québec nous permettent aussi de dresser un inventaire en 7 points sur les méthodes permettant de capitaliser sur les connaissances tacites dans les entreprises québécoises:
1. Le mentorat et le coaching : deux méthodes qui permettent un transfert direct des connaissances tacites entre un expert et un ou plusieurs apprenant(s).
2. Les communautés de pratique et réseaux, car elle favorisent le partage informel de connaissances entre pairs.
3. Les entrevues et enregistrements vidéo qui renseignent sur le savoir-faire et assurent de capturer les connaissances tacites des experts.
4. L’analyse des processus qui soutiennent la formalisation les connaissances tacites liées à la réalisation de procédures ou de tâches.
5. Les programmes de compagnonnage et de retraite progressive qui facilitent le transfert progressif des connaissances des employés expérimentés vers les plus novices.
6. La modélisation et la cartographie de l’expertise, car ces méthodes permettent de structurer et simplifier les savoirs tacites, difficiles à capturer.
7. Les entrevues structurées en fin d’emploi qui aident à recueillir son avis sur la meilleure relève et capturer des connaissances critiques avant son départ.
Les facteurs de succès pour valoriser l’expertise interne
Pour une capitaliser efficacement sur la connaissance interne, les entreprises doivent veiller à allouer suffisamment de temps et de budget pour capturer le savoir-faire et les techniques spécifiques, en particulier pour les postes et tâches complexes.
Faire appel à de l’expertise professionnelle
Le transfert des connaissances tacites nécessite en effet des mécanismes d’interaction et de communication particuliers, impliquant une expertise appropriée.
Impliquer davantage les formules de compagnonnage, coaching ou mentorat
Favoriser l’apprentissage par l’expérience et l’application des connaissances tacites. Elles permettent aux plus novices de réduire leur courbe d’apprentissage et de s’approprier plus rapidement les compétences.
Adapter ses pratiques et ses technologies à un meilleur partage de la connaissance
A cet effet, l’entreprise peut se pencher sur l’intégration de nouvelles technologies avec des experts en intelligence artificielle pour supporter une meilleure accessibilité à la connaissance.
Chez nomade coaching, nous sommes en mesure de vous accompagner dans ces étapes de la gestion des connaissances. Vous vous sentez concerné.e et souhaitez en savoir davantage sur la marche à suivre?
